Ostatnio krótko opisałem etapy budowania zespołu Bruce'a Tuckmana:
- Etapy budowania zespołu Bruce'a Tuckmana - wstęp
Dzisiaj omówię szerzej pięć etapów budowania zespołu Bruce'a Tuckmana (Tuckman, 1965). Zwrócę szczególną uwagę na opis zespołu i rolę trenera na każdym z etapów.
Etap 1. Formowanie zespołu
Zespół:
Członkowie nowego zespołu są w zasadzie jeszcze grupą. Z jednej strony odczuwają zadowolenie, radość, docenienie, może nawet dumę. Wszak dostali się do nowego zespołu. Zostali wybrani z szerszego grona. Przed nimi wiele ważnych wyzwań i niepewność tego, co się teraz wydarzy. Nie wiadomo z kim przyjdzie im pracować, ani kim okażą się pozostali członkowie zespołu. Członkowie zespołu często szukają odpowiedzi na pytania:
- Co mogę mówić i robić, aby nie zaszkodzić sobie?
- Jakie warunki będę musiał spełnić, żeby zostać zaakceptowanym przez innych?
- Jakie zasady będą panowały w nowym zespole?
- Kto będzie szefem?
- W jaki sposób szef będzie kierował zespołem?
- Czy spełnię oczekiwania szefa i innych członków zespołu?
Podsumowując, na tym etapie każdy członek zespołu zwykle odczuwa entuzjazm oraz niepewność. Są to dwa główne elementy, którymi powinien zająć się trener.
Rola trenera:
Zadanie trenera polega na wykorzystaniu początkowego entuzjazmu członków zespołu do przezwyciężenia ich niepewności. Czyni to poprzez:
- 1. integrację grupy – zachęcenie osób do rozmów, mówienia o sobie, wysłuchania innych, przedstawienia swoich kompetencji oraz oczekiwań;
- 2. sporządzenie kontraktu – sformułowanie zasad współpracy wypływających z doświadczeń i oczekiwań poszczególnych członków zespołu.
Odpowiednia integracja oraz sporządzenie zasad postępowania w grupie pozwala przejść do kolejnego etapu.
Etap 2. Rozwiązywanie trudności i konfliktów
Zespół:
Na zakończenie poprzedniego etapu grupa stworzyła formalne zasady. W drugim etapie natomiast członkowie grupy zaczynają budować nieformalną strukturę. Zaczynają powstawać pierwsze relacje. Tworzą się mniejsze grupki w zespole. Powstają także pierwsze sympatie i antypatie. Te ostatnie przyczyniają się do nasilenia różnic w poglądach i powstawania pierwszych konfliktów.
Konflikty mogą również wynikać z tzw. testowania ustalonych zasad. Np. osoba wiecznie spóźniająca się może się spóźnić na spotkanie zespołu, aby sprawdzić, czy ujdzie jej to płazem i będzie mogła spóźniać się, mimo przyjętej zasady punktualności. Ktoś inny może testować również trenera. Najczęściej czynią to osoby posiadające duże doświadczenie oraz umiejętności przywódcze. Mogą krytykować decyzje trenera i podważać słuszność jego poleceń.
Trener prawdopodobnie oprócz wykazania się swoimi wysokimi kompetencjami prowadzenia szkoleń, będzie musiał też wykazać się zdolnościami przywódczymi i asertywnością. Pod żadnym pozorem, nie może zaangażować się w którykolwiek spór.
Trener powinien postrzegać osoby atakujące go jako członków zespołu, wymagających szczególnej uwagi tzn. szukających uznania i chcących pokazać swoją wartość. Zamiast odpowiadać atakiem na atak, zaspokój ich potrzeby! Doceń ich kompetencje. Kiedy krytykują Cię, zapytaj o ich punkt widzenia i propozycję konkretnych kroków w danym temacie. Zapytaj o to kilka osób. Wyraź uznanie dla każdego z nich za chęć pomocy. Pochwal za wiedzę i umiejętności. Następnie podkreśl podobieństwa oraz różnice wynikające z usłyszanych wypowiedzi oraz zapytaj o wypracowanie rozwiązania możliwego do zaakceptowania przez wszystkie strony.
Rola trenera:
Oprócz umiejętnego reagowania na testowanie ze strony członków zespołu trener powinien zapewnić dwa elementy.
Po pierwsze, powinien zapewnić warunki do tego, aby o każdej trudności od razu mówiono na forum grupy. W praktyce oznacza to zapewnienie poczucia bezpieczeństwa. Każda osoba, która powie o problemie, bądź własnym błędzie musi mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa. Jeśli ktoś zaatakuje tę osobę, trener musi powstrzymać atak.
Po drugie, powinien zapewnić konstruktywne sposoby rozwiązywania trudności. Tak kierować rozmowami, aby członkowie zespołu szukali nowych rozwiązań, a nie obwiniali się nawzajem.
W praktyce zrealizowanie tych dwóch elementów polega na nauczeniu ludzi akceptowania odmienności innych osób oraz wykształceniu u nich umiejętności sprawnego szukania rozwiązań trudnych sytuacji bez obwiniania kogokolwiek o cokolwiek.
Na tym etapie może okazać się, iż ktoś nie chce dalej pracować w zespole i będzie chciał z niego odejść. Jeśli nie uda Ci się doprowadzić do porozumienia stron, pozwól na odejście. Lepiej uczynić to teraz, niż później doświadczać ciągłych konfliktów opóźniających prace zespołu.
Może też mieć miejsce zdarzenie, podczas którego kierownik zespołu (bądź kierownictwo firmy) usunie kogoś z zespołu wbrew jego woli. Wówczas Twoim zadaniem trenera będzie pogodzenie zwaśnionych stron i zapewnienie rozstania w pokojowych okolicznościach.
Na koniec jeszcze jedna dość istotna dla każdego trenera informacja. Być może osobą, którą kierownik usunie z zespołu będzie... trener. Przyjmij to z godnością, spokojem i akceptacją. Zapytaj o punkt widzenia kierownika i przyczyny jego decyzji. Zapytaj czego on od Ciebie oczekuje? Czego mu zabrakło w twojej pracy? Dowiedz się jak najwięcej na temat błędów, które w jego opinii popełniłeś. Jeśli nie uda Ci się dojść do porozumienia. Odejdź ze spokojem i godnością. Wyciągnij wnioski i w przyszłości pracuj lepiej.
Załóżmy jednak, że zostałeś w zespole i całkiem dobrze sobie poradziłeś. Zespół rozwiązał wszystkie konflikty i wypracował skuteczne metody szukania rozwiązań. Nadszedł kolejny etap.
Etap 3. Organizowanie zespołu i budowanie zaufania
Zespół:
Można powiedzieć, że zespół ma już za sobą najtrudniejsze chwile, a Ty wykonałeś solidną pracę. Zintegrowałeś członków zespołu. Doprowadziłeś do ustalenia zasad współpracy. Nauczyłeś ludzi mówić na forum grupy o problemach, które dostrzegają. Nauczyłeś ich z akceptacją i spokojem słuchać wypowiedzi innych osób oraz rozwiązywać trudności i znajdować rozwiązania. Teraz czas, aby w zespole zagościł spokój. „My” bierze górę nad „ja”. Członkowie zespołu coraz częściej mówią o sobie „my” i coraz bardziej utożsamiają się z zespołem. Jedyne czego im brakuje, to trochę większy poziom zaufania. I to właśnie teraz powinien zapewnić grupie trener.
Rola trenera:
Trener tworzy sytuacje pozwalające budować zaufanie w zespole. Czyniąc to powinien uważać, aby nie przesadzić z ilością owego zaufania. Nadmiar zaufania i otwartości powoduje, że członkowie zespołu zaczynają zajmować się wyłącznie sobą – pielęgnowaniem relacji w zespole. Zaczyna powstawać klimat sielanki, w którym każdy myśli o miłym spędzaniu czasu, a nikt nie zajmuje się celami i zadaniami zespołu. Ta sytuacja może też wciągnąć lidera i spowodować jego zlanie się z całym zespołem. Lider nie jest już szefem, ale naszym kumplem od picia kawy i snucia zabawnych opowieści.
Niewątpliwie są to zagrożenia, które trener powinien przewidzieć i wyeliminować zanim będzie za późno. Pamiętaj więc o dwóch zadaniach trenera:
- 1. Przypominaj członkom zespołu o zadaniach i celach. Podkreślaj wysoki poziom zaufania. Chwal zespół za zaangażowanie w budowę zaufania. Wiąż też owo zaufanie z celami zespołu. Pytaj: „W jaki sposób to wysokie zaufanie wpływa na realizację celów?”, „W jaki sposób wykorzystacie je do realizacji celów?”.
- 2. Utrzymuj lidera w pewnym dystansie od zespołu. Przypominaj mu o jego odpowiedzialności za ludzi w zespole, ale również za cele zespołu.
Etap 4. Współpraca
Zespół:
Zespół jest już niemal gotowy do efektywnej pracy zespołowej. Potrzebuje jeszcze tylko trochę większej identyfikacji z zadaniami oraz uwierzenia w siłę zespołu. Potrzebuje kilku rozbudowanych ćwiczeń, po wykonaniu których wszyscy członkowie przekonają się, że ich praca zespołowa ma duży sens. Że pracując razem są w stanie wykonać więcej niż osobno – zauważą efekt synergii. To zwiększy ich wiarę w zespół i zachęci do realizacji zadań.
Rola trenera:
Po dobrze przeprowadzonych pierwszych trzech etapach budowania zespołu trener powinien nieco zrezygnować z funkcji „głównego budowniczego zespołu” i zaangażować cały zespół w proces kierowania ową budową.
W tym celu przypomnij co osiągnął i czego nauczył się zespół. Członkowie zespołu dokonali integracji, skonstruowali formalne zasady współpracy, nauczyli się rozwiązywać konflikty i rozwiązali wszystkie trudności, a ostatnio zwiększyli poziom zaufania w zespole. To wszystko powoduje, że są kompetentni do wzięcia większej odpowiedzialności za tworzenie swojego zespołu. Teraz już wiedzą jak:
- integrować się z poszczególnymi członkami zespołu. Więc kiedy zauważą, że oddalają się od którejś osoby, mogą sami zintegrować się z nią.
- tworzyć zasady współpracy. Więc kiedy któraś się zdezaktualizuje, mogą sami podjąć inicjatywę jej aktualizacji.
- mówić o trudnościach. Mogą więc wszystkie problemowe sytuacje sami poruszać i omawiać na forum zespołu.
- rozwiązywać trudności. Mogą więc odważnie o nich rozmawiać i szukać rozwiązań, a nie zamiatać je pod dywan.
- budować zaufanie. Mogą więc sami podnosić poziom zaufania, kiedy zauważą, że spada.
Powiedz, że to wszystko przećwiczą i dopracują na czwartym etapie budowania zespołu. W czasie prowadzenia ćwiczeń na tym etapie, rola trenera polega głównie na byciu moderatorem, który kieruje przebiegiem dyskusji, wyciąganiem wniosków. Nie podejmuje żadnych stanowczych interwencji jak np. rozwiązywanie sporu, obrona jednego członka zespołu przed drugim itp. Kiedy pojawia się sytuacja z obszaru zagrożeń, trener po prostu mówi, że zauważył takie i takie zachowania. Następnie pyta zespół: „Co chcecie z tym zrobić?” i pozostawia obszar do samodzielnego działania członkom zespołu.
Na czwartym etapie trener kontynuuje identyfikowanie się członków zespołu z celami i zadaniami zespołu. Angażuje zespół w złożone zadania, dzięki którym zauważą efekt synergii i uwierzą w siłę zespołu.
Etap 5. Rozwiązanie zespołu
Zespół:
Do rozwiązania zespołu zazwyczaj dochodzi w trzech sytuacjach. Dlatego zespół prawdopodobnie będzie znajdował się w jednej z nich:
- 1. Wykonanie zadania, do którego zespół został powołany – w tej sytuacji rozstanie następuje w spokojny sposób, ponieważ wszyscy spodziewali się go. Część osób może żałować rozstania, dlatego trzeba zwrócić szczególną uwagę na te osoby. Trzeba zwiększyć poczucie ich indywidualizmu i zwiększyć ich dystans do zespołu.
- 2. Odejście z zespołu kilku członków – w tej sytuacji mogą pojawić się pretensje i wzajemne oskarżenia. Odchodzący mogą obwiniać pozostających, pozostający siebie o to, że tamci odeszli itp. Ogólnie sytuacja w zespole zaczyna przypominać drugi etap (konflikt). Należy załagodzić wszystkie konflikty
i zapewnić zespołowi rozstanie w miarę pokojowej sytuacji. - 3. Decyzja o likwidacji zespołu – dochodzi do niej, kiedy zespół przestaje realizować zadania, a zajmuje się głównie wspominaniem dawnych czasów i narzekaniem na obecną sytuację. Mówiąc krótko, zespół wypalił się. Można próbować zmotywować taki zespół do pracy – organizować szkolenia motywacyjne, czy wyjazdy integracyjne. W praktyce jednak przynosi to marne efekty. To trochę tak, jakby próbować naprawić 20-to letni, stale psujący się samochód. Można, ale zwykle jest to nieopłacalne. Rzeczywistość jest brutalna – z owego samochodu wykręca się jeszcze sprawne części, a resztę złomuje. Podobnie jest z zespołami. Likwiduje się je – część ludzi zwalnia, a część przenosi do nowych zespołów.
Zadaniem trenera jest maksymalnie złagodzić skutki owej „brutalności”. Musisz podsumować pracę zespołu i przygotować ludzi na likwidację zespołu oraz dynamiczne wejście w nowy zespół. Kiedy skończysz swoją pracę każdy powinien być gotowy na udział w budowaniu nowego zespołu od podstaw. Nie może rozczulać się nad końcem poprzedniego zespołu. Musi o nim zapomnieć. Ty powinieneś mu to ułatwić.
Jeżeli część członków zespołu zostanie zwolniona z firmy, poproś o wsparcie specjalistów od outplacementu.
Na koniec jeszcze jedna wskazówka: nowy zespół buduje się z nowych osób! Część z nich mogą stanowić członkowie starego zespołu, ale większość powinny stanowić nowe osoby. Nie buduj nowego zespołu ze starych członków! Jest to syzyfowa praca. Efekty będą niskie, a odpowiedzialność za nie spadnie na Ciebie.
Rola trenera:
Na etapie rozwiązywania zespołu przed trenerem stoją dwa wyzwania. Po pierwsze, powinien zapewnić członkom zespołu możliwość podsumowania ich wspólnej pracy. Po drugie, powinien zmniejszyć poczucie przynależności do zespołu wszystkich jego członków. Może to uczynić poprzez zwiększenie poczucia indywidualizmu każdego członka zespołu.
Tym dwóm sprawom służą ćwiczenia zaproponowane na piątym etapie – umożliwiające podsumowanie efektów współpracy i zwiększenia poczucia indywidualizmu każdego członka zespołu.
Powyżej dokładnie opisałem etapy budowania zespołu Bruce'a Tuckmana. Jeśli szukasz ćwiczeń szkoleniowych uczących pracy zespołowej w oparciu o etapy budowania zespołu Bruce'a Tuckmana, polecam moją książkę z ćwiczeniami szkoleniowymi:
- Budowanie i doskonalenie zespołu
Jeśli potrzebujesz rozbudowanej gry szkoleniowej z tego obszaru, polecam grę:
- Human Jungle - Team (gra na etapy budowania zespołu Bruce'a Tuckmana)
Życzę wielu udanych zespołowych szkoleń :-)
Pozdrawiam,
Tomasz Dulewicz
Bibliografia:
- 1. Tuckman, B. W. (1965) Developmental sequence in small groups. (w:) Psychological Bulletin, Vol. 63, No. 6, 384-399
- 2. Tuckman, B. W., Jensen, M. A. (1977) Stages of small group development revisited (w:) Group and Organizational Studies, Nr. 2, 419- 427.